Datenschutzrichtlinie

Prosica GmbH Zuletzt aktualisiert: 26.11.2025

1. Einleitung

Prosica GmbH (“Prosica”, “we”, “us”, “our”) is committed to ensuring the security and protection of personal data in compliance with Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), und andere anwendbare Datenschutzgesetze. Wir nehmen den Schutz der Privatsphäre unserer Bewerber, Website-Besucher, Mitarbeiter und Geschäftspartner ernst und halten uns an höchste Datenschutzstandards.

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt die Arten personenbezogener Daten, die wir erheben, die Zwecke, für die wir die Daten verarbeiten, und die Maßnahmen, die wir zum Schutz der Daten ergreifen. Sie informiert Einzelpersonen auch über ihre Rechte gemäß der DSGVO.

2. Datenverantwortlicher

Der für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortliche ist:
Prosica GmbH
Paulsborner Str. 50a,
14193 Berlin, Deutschland
Handelsregister: HRB 280845 B
Geschäftsführerin: Lilian Pilvin
E-Mail: info@prosica.de

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerbern, Website-Besuchern, Partnern und Mitarbeitern. Die Kategorien personenbezogener Daten, die wir erheben, umfassen:

3.1. Personenbezogene Daten von Bewerbern

  • Vollständiger Name
  • Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Geburtsdatum
  • Adresse
  • Nationalität
  • Lebenslaufdetails
  • Bildung und Qualifikationen
  • Berufserfahrung
  • Sprachkenntnisse
  • Beruflicher Werdegang
  • Dokumente wie Passkopien, Zeugnisse usw.

3.2. Personenbezogene Daten von Website-Besuchern

  • IP-Adressen
  • Browserinformationen
  • Geräteinformationen
  • Cookies (für Analyse, Präferenzen und Tracking)
  • Interaktionsdaten (besuchte Seiten, Verweildauer auf der Website)

3.3. Mitarbeiterdaten (falls zutreffend)

  • Name, Adresse und Kontaktdaten
  • Beschäftigungsunterlagen

4. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu bestimmten Zwecken und stellen die Einhaltung der geltenden Rechtsgrundlagen wie unten angegeben sicher:

4.1. Rekrutierung und Bewerbermanagement

Rechtliche Grundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung, die zur Erfüllung eines Vertrags (Anstellungsverhältnis oder vorvertragliche Maßnahmen) erforderlich ist
  • §26 BDSG — Verarbeitung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse an der Vermittlung von Bewerbern an Arbeitgeber

4.2. Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten

Rechtliche Grundlagen:

  • Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO – erforderlich für arbeitsrechtliche und sozialrechtliche Bestimmungen
  • §26 Abs. 3 BDSG — Verarbeitung zur Überprüfung der Eignung für eine Beschäftigung
  • Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO — Ausdrückliche Einwilligung (falls erforderlich)

4.3. Website-Funktionalität und Analytik

Rechtliche Grundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse zur Website-Sicherheit und -Verbesserung
  • Artikel 6(1)(a) DSGVO – Einwilligung zu nicht notwendigen Cookies (Analyse, Werbung)
  • TTDSG §25 - Zustimmung zu Cookies

4.4. Kommunikation

Rechtsgrundlage:

  • Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags (E-Mail-Kontakt mit Bewerbern oder Arbeitgebern)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen oder geschäftlichen Mitteilungen

5. Datenempfänger

Personenbezogene Daten können mit den folgenden Empfängern geteilt werden:

Behörden

Wir können personenbezogene Daten an öffentliche Behörden oder staatliche Stellen weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, z. B. für die Bearbeitung von Visa oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung.

6. Internationale Datentransfers

Derzeit, Prosica GmbH verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich innerhalb der Europäische Union (EU). Wenn wir personenbezogene Daten grenzüberschreitend übermitteln (z. B. für die Rekrutierung außerhalb der EU), stellen wir sicher, dass diese Übermittlungen der DSGVO entsprechen, indem wir Folgendes verwenden:

  • Standardvertragsklauseln
  • Angemessenheitsbeschlüsse von der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO)

Änderungen unserer Praktiken zur Datenübertragung werden in dieser Richtlinie aktualisiert.

7. Aufbewahrungsfristen für Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist und in Übereinstimmung mit rechtlichen Verpflichtungen geschieht.

7.1. Bewerber

  • Wenn angestellt oder auf Platzierung wartendAufbewahrt, solange es für laufende Rekrutierungsaktivitäten erforderlich ist
  • Falls nicht ausgewählt: Gelöscht nach 6 Monate (es sei denn, der Kandidat hat der längeren Speicherung für zukünftige Stellen zugestimmt)
  • Mit Zustimmung: Daten können bis zu 2 Jahre für zukünftige Rekrutierungszwecke

7.2. Daten der besonderen Kategorie

Wir speichern besondere Datenkategorien nur so lange, wie es zur Bewertung der Eignung eines Bewerbers für eine bestimmte Stelle erforderlich ist. Sie werden gelöscht, sobald der Einstellungsprozess abgeschlossen ist.

7.3. Website-Analyse-Daten

Wir speichern Analysedaten für bis zu 26 Monate in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsrichtlinien für Google Analytics-Daten.

8. Sicherheitsmaßnahmen

Prosica GmbH implements appropriate technical and organizational measures to protect personal data from unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction. These include:

  • Verschlüsselung sensibler Daten
  • Regelmäßige IT-Sicherheitsprüfungen
  • Zugriffskontrolle und Benutzerauthentifizierung
  • Datensparsamkeit
  • Sichere Aufbewahrung von Dokumenten

Wir stellen außerdem sicher, dass unsere Dienstleister (Zoho CRM, Google Analytics usw.) ähnliche Sicherheitsmaßnahmen implementieren.

9. Rechte der betroffenen Personen

Personen, deren Daten wir verarbeiten, haben nach der DSGVO die folgenden Rechte:

  • Zugangsrecht (Artikel 15)
  • Recht auf Berichtigung (Artikel 16)
  • Recht auf Vergessenwerden (Artikel 17)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20)
  • Widerspruchsrecht (Artikel 21)
  • Widerrufsrecht der Einwilligung (Artikel 7 Absatz 3)

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter:
info@prosica.de

10. Beschwerden

If you believe that Prosica GmbH has violated your rights under the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the relevant supervisory authority:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin, Deutschland
Webseite https://www.datenschutz-berlin.de/

11. Aktualisierungen dieser Richtlinie

Prosica reserves the right to modify this Data Protection Policy as necessary to comply with changes in data protection laws or internal practices. The most recent version will be available on our website.

12. Kontaktinformationen

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu Ihren persönlichen Daten wenden Sie sich bitte an:

Prosica GmbH
Paulsborner Str. 50a
14193 Berlin, Deutschland
E-Mail: info@prosica.de