Politik der Datenaufbewahrung

Prosica GmbH Zuletzt aktualisiert: 26.11.2025

1. Einleitung

Prosica GmbH (“Prosica”, “we”, “us”, “our”) is committed to handling personal data in compliance with the Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), und andere anwendbare Datenschutzgesetze. Einer der wichtigsten Grundsätze der DSGVO ist die Datenaufbewahrung - personenbezogene Daten sollten nicht länger aufbewahrt werden, als für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist.

Dies Datenspeicherungsrichtlinie outlines how Prosica GmbH ensures that personal data is retained for no longer than required, defines retention periods for various categories of data, and establishes procedures for the secure deletion of data once the retention period has expired.

2. Umfang

This policy applies to all personal data processed by Prosica GmbH in the course of its recruitment, employer services, and business operations, including data collected through:

  • Bewerbungen von Bewerbern
  • Kommunikation mit Kandidaten und Arbeitgebern
  • Website-Interaktionen (Cookies, Formulare usw.)
  • CRM- und Personalverwaltungssysteme (z. B. Zoho)
  • Social-Media-Engagement
  • Mitarbeiterunterlagen (falls zutreffend)

3. Bindungsprinzipien

Prosica GmbH adheres to the following key retention principles:

  • Datenminimierung: Personenbezogene Daten werden nur für den kürzestmöglichen Zeitraum aufbewahrt, der zur Erfüllung des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden, erforderlich ist.
  • Zweckbindung: Daten werden nur für die Zwecke aufbewahrt, für die sie ursprünglich erhoben wurden, und sobald der Zweck erfüllt ist, werden die Daten sicher gelöscht.
  • Speicherbeschränkung Wir stellen sicher, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für die Erfüllung rechtlicher, vertraglicher und geschäftlicher Erfordernisse notwendig ist.
  • Sicherheit: Wir stellen sicher, dass personenbezogene Daten während der Aufbewahrungsfrist sicher gespeichert und gelöscht oder anonymisiert werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

4. Aufbewahrungsfristen

The retention periods for personal data processed by Prosica GmbH vary depending on the nature of the data and its purpose. Below are the key categories of data and their corresponding retention periods:

4.1. Daten der Stellenbewerber

  • Erfolgreiche Kandidaten: Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses des Bewerbers und maximal für folgende Zeiträume gespeichert 6 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (zur Einhaltung der deutschen steuer- und arbeitsrechtlichen Vorschriften).
  • Nicht erfolgreiche Kandidaten: Personenbezogene Daten werden für einen Zeitraum von 6 Monate nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses. Wenn der Kandidat zugestimmt hat, können Daten bis zu 2 Jahre zur Berücksichtigung für zukünftige Stellenangebote.
  • Daten der besonderen Kategorie (Gesundheitsinformationen, Behindertendaten, polizeiliche Führungszeugnisse): Nur so lange aufbewahrt, wie für Zwecke der Rekrutierung und der Eignungsfeststellung des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Daten werden unmittelbar nach dem Entscheidungsprozess gelöscht.

4.2. Arbeitgeberdaten

  • Arbeitgeberkontakte: Personenbezogene Daten wie Name, Berufsbezeichnung und geschäftliche Kontaktdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und für 5 Jahre nach der letzten Interaktion, um sicherzustellen, dass wir Geschäftsanfragen, Verträge und Nachfassaktionen verwalten können.
  • Anforderungen des Arbeitgebers an die RekrutierungZurückgehalten für 1 Jahr nachdem die Stelle besetzt oder das Einstellungsverfahren beendet ist.

4.3. Daten der Besucher der Website

  • Cookies und Tracking-Daten: Wir behalten Cookies und Tracking-Daten (wie Google Analytics-Daten) gemäß der Cookie-Richtlinie. Diese Daten werden in der Regel maximal für folgende Frist aufbewahrt 26 Monate, je nach den vom Cookie-Anbieter vorgenommenen Einstellungen.
  • Kontaktformular-Einreichungen: Daten, die über Kontaktformulare gesammelt werden, werden für ... aufbewahrt 12 Monate nach Einreichung oder länger, falls für Nachverfolgung oder rechtliche Verpflichtungen erforderlich.

4.4. Social Media-Engagement-Daten

  • Interaktionsdaten (Likes, Shares, Kommentare)Personenbezogene Daten, die aus Interaktionen in sozialen Medien gewonnen werden, werden aufbewahrt für 1 Jahr aus der letzten Interaktion, es sei denn, die Person fordert eine Löschung an.
  • Nachrichtendaten: Personenbezogene Daten, die durch Direktnachrichten oder Anfragen über Social-Media-Plattformen (z. B. LinkedIn, Facebook, Instagram, TikTok) geteilt werden, werden gespeichert für 6 Monate nachdem die Nachricht adressiert wurde.

4.5. Personalakten

(Falls für Mitarbeiterdaten zutreffend)

  • Personaldaten von Mitarbeitern, einschließlich Vertragsdetails, Leistungsbeurteilungen, Gehaltsinformationen und Sozialleistungen, werden aufbewahrt für 6 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter Einhaltung der deutschen Steuer- und Arbeitsgesetze.

5. Löschung von Daten

Prosica GmbH takes appropriate measures to ensure that personal data is securely deleted when it is no longer required. Data that is no longer needed for the purpose it was collected will be securely deleted in a manner that ensures it cannot be recovered.

5.1. Sicherer Löschvorgang

Personenbezogene Daten werden entweder gelöscht durch:

  • Physische Zerstörung (für Papierdokumente und Aufzeichnungen)
  • Sichere elektronische Löschung (für digitale Daten, Dateien und Aufzeichnungen)

Wir stellen sicher, dass alle Datenlöschungsprozesse dokumentiert und prüfbar sind, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

5.2. Löschungsantrag durch Betroffene

Wenn eine Person die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangt (sofern sie das Recht dazu hat), werden wir die Daten in Übereinstimmung mit den GDPR-Vorschriften unverzüglich löschen, sofern es keine rechtlichen Gründe für die Aufbewahrung der Daten gibt (z. B. für gesetzliche, steuerliche oder vertragliche Verpflichtungen).

6. Datenspeicherung in besonderen Fällen

In einigen Fällen können die in dieser Richtlinie beschriebenen Aufbewahrungsfristen aus bestimmten Gründen verlängert werden, wie zum Beispiel:

  • Rechtliche Verpflichtungen: Wir müssen personenbezogene Daten möglicherweise länger aufbewahren, wenn dies durch Steuergesetze, Arbeitsgesetze oder andere rechtliche Verpflichtungen erforderlich ist (z. B. für 6 Jahre in Übereinstimmung mit dem deutschen Steuerrecht).
  • Rechtsstreitigkeiten oder Streitbeilegung: Personenbezogene Daten müssen möglicherweise für die Dauer eines Rechtsstreits oder einer Klage aufbewahrt werden, beispielsweise um die Verjährungsfrist.
  • Zu Forschungs- oder statistischen Zwecken In Fällen, in denen Daten anonymisiert oder aggregiert werden, können sie zu Forschungs- oder statistischen Zwecken unbefristet aufbewahrt werden.

7. Datenzugriff und -sicherheit

Prosica GmbH ensures that personal data is stored securely during the retention period. Access to data is limited to authorized personnel only, who are bound by strict confidentiality agreements. Security measures include:

  • Zugangskontrolle und Authentifizierungssysteme um sicherzustellen, dass nur befugtes Personal auf personenbezogene Daten zugreifen kann.
  • Datenverschlüsselung für digitale Daten, die auf Systemen gespeichert sind.
  • Regelmäßige Datenprüfungen zur Bewertung von Praktiken zur Bindung von Mitarbeitern und zur Sicherstellung der Einhaltung dieser Richtlinie.

8. Rechte der betroffenen Person

Als Betroffene/r haben Sie im Rahmen der folgenden Rechte die folgenden Rechte GDPR in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Zugangsrecht (Artikel 15)
  • Recht auf Berichtigung (Artikel 16)
  • Recht auf Vergessenwerden (Artikel 17)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20)
  • Widerspruchsrecht (Artikel 21)
  • Widerrufsrecht der Einwilligung jederzeit (Artikel 7 Absatz 3)

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter:
info@prosica.de

9. Änderungen der Richtlinie zur Datenspeicherung

Prosica GmbH reserves the right to update this Data Retention Policy from time to time to reflect changes in legal or operational requirements. Any updates will be posted on this page and communicated as necessary to affected stakeholders.

10. Kontaktinformationen

Wenn Sie Fragen dazu haben Datenspeicherungsrichtlinie oder für andere datenschutzbezogene Anfragen wenden Sie sich bitte an:

Prosica GmbH
Paulsborner Str. 50a
14193 Berlin, Deutschland
E-Mail: info@prosica.de